Biura nieruchomości pracują na danych. Ich zdecydowana większość należy do grupy bardzo wrażliwych informacji. Jak działać mądrze i nie łamać obowiązujących przepisów zwłaszcza tych dotyczących RODO?

 

zasada 1 minimum gromadzonych i przechowywanych danych:

nie proś Klientów o każdą, jaka przyjdzie Ci do głowy, informacje. Zastanów się, jakich danych i do jakich celów potrzebujesz. Co musisz wiedzieć by zacząć procedury związane z wynajmem czy kupnem domu przez klienta? Czego faktycznie potrzeba by przeprowadzić konieczne kwestie formalne dotyczące nieruchomości a co będzie istotne dla celów marketingowo – informacyjnych biura. Dane wymagają właściwego traktowania zwłaszcza te wrażliwe. Zastanów się więc czy Twoje biuro nieruchomości jest przygotowane, posiada procedury i narzędzia a personel wiedzę?


zasada 2 – zgoda na przetwarzanie:

pamiętaj by zapytać o zgodę właściciela danych wrażliwych. Wyjaśnij dlaczego i do jakich celów potrzebujesz tych informacji. Wskaż również w jaki sposób będą przetwarzane , jak długo i kiedy i w jaki sposób zostaną usunięte? Optymalnym rozwiązaniem będzie opracowanie Polityki informacyjnej biura nieruchomości i później zapoznawanie klientów z jej zapisami. Przepisy RODO jasno mówią, że o sposobie wykorzystania danych nie decyduje wyłącznie fakt, że firma je posiada ale czy ma podstawę prawną do ich przetwarzania. 

 

zasada 3: – ustal zasady działania pośredników:

każde biuro nieruchomości współpracuje z liczną grupą przedstawicieli, pośredników. Każdy z nich działa w imieniu biura, gromadzi dane klientów, przygotowuje oferty i wreszcie dopina kwestie formalno – prawne związane z zakupem lub wynajmem mieszkania. Ma więc dostęp do ogromnej ilości danych wrażliwych i stale je przetwarza. Konieczne jest więc ustalenie wewnątrz firmy zasad dotyczących tej kwestii. Zatrudnieni partnerzy B2B oraz osoby fizyczne / pracownicy muszą znać zasady ich wykorzystywania i zabezpieczania oraz konsekwentnie ją stosować. Zarząd biura nieruchomości odpowiada za te działania i w razie jakichkolwiek uchybień będzie ponosić konsekwencje. 

 

zasada 4 – ograniczony czas przechowywania

RODO wskazuje, że dane dotyczące osób fizycznych mogą być przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do wypełnienia celów, dla których zostały one pobrane. Przepisy nie narzucają określonego czasu przechowywania danych osobowych i nie wskazują limitu. Biuro nieruchomości musi samodzielnie zadecydować. Pamiętając jednak, że właścicielom danych przysługuje tzw. “prawo do zapomnienia”. Musi być ono respektowane przez firmę, która zebrała dane. Mogą również sami zażądać ich usunięcia i wówczas trzeba działać. Dodatkowo istotne jest by administrator danych działający w biurze nieruchomości wprowadził odpowiednie środki ochrony i usuwania danych wrażliwych klientów. 

 

zasada 5 – usuń właściwie dane elektroniczne: 

stosuj profesjonalne metody! Jako firma musisz działać wykorzystując najnowsze, rekomendowane sposoby na usuwanie danych elektronicznych. Wciśnięcie DELETE nie wchodzi w grę! Nie usuniesz tak żadnej informacji zapisanej na dysku. To jedynie wskazanie dla systemu informacyjnego, że przestrzeń jest wolna ale faktycznie dane nadal są zapisane. Jak można je usunąć i mieć 100 %, że zrobiliśmy to skutecznie?

Nadpisywanie programowe to optymalny sposób. Wymaga specjalistycznego, zwykle płatnego oprogramowania, które pozwoli na nawet kilkukrotne nadpisanie danych znajdujących się na nośniku. Nadpisanie to po prostu przykrycie ich ciągiem przypadkowych znaków. Już jednokrotne nadpisanie daje gwarancję, że nikt ich nie odczyta. Dla biura nieruchomości optymalnym rozwiązaniem będzie przekazanie zadania specjalistom – najlepiej firmie zewnętrznej specjalizującej się w usuwaniu danych elektronicznych. W tej kwestii konieczna jest wiedza informatyczna oraz dostęp do niezbędnych narzędzi i doświadczenie w ich wykorzystaniu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Zapisz się do naszego newslettera

Zapisz się do naszej listy mailingowej by otrzymywać aktualizacje i specjalne oferty.