Usuwanie danych elektronicznych nabiera nowego znaczenia w dobie zdalnej pracy urzędów. Pandemia koronawirusa zmusiła wiele instytucji publicznych do zamknięcia biur i przeniesienia działań do kanałów elektronicznych. a to oznacza przetwarzanie ogromnej ilości danych wrażliwych poza dotychczasową siedzibą. W dobie dygitalizacji większość z nich może mieć formę elektroniczną. Jak więc mądrze obchodzić się z nimi, o czym pamiętać by nie popełnić błędów.   


wymagania formalno – prawne … 

Ustawa dotycząca zapobiegania, przeciwdziałania i zwalczania COVID-19 zezwala pracodawcy na zlecenie pracownikom pracy zdalnej. Musi jednak zapewnić pracownikom niezbędny sprzęt umożliwiający jej wykonywanie oraz potrzebną dokumentację, która w przypadku urzędów zawiera ogromne ilości danych wrażliwych.

Prezes UODO określił zasady postępowania w pracy zdalnej z dokumentami tak, by zachować najwyższy możliwy stopień bezpieczeństwa przetwarzania danych. Muszą więc być wdrożone procedury gwarantujące bezpieczne przetwarzanie danych elektronicznych, czyli ich przechowywanie,  archiwizację oraz usuwanie danych elektronicznych. Ważne jest również by pracownicy je znali i konsekwentnie stosowali. 

jedno kliknięcie nie wystarczy! 

Częstym błędem jest przekonanie, że do usunięcia danych elektronicznych wystarczy jedno kliknięcie. Tymczasem to nieco bardziej skomplikowany proces. Wymaga wiedzy i zastosowania właściwych metod. Nie można zwyczajnie wymazać danych elektronicznych z nośnika. Nie osiągniemy pożądanych efektów w tym zakresie wciskają przycisk delete czy dodając pliki do kosza na pulpicie. Zwłaszcza jeżeli chcemy dobrze usunąć dane, tak by nie doszło do ich późniejszego odczytania przez osoby nieupoważnione. Ważne jest by, wiedzieć jakie metody są skuteczne i kiedy faktycznie mamy pewność, że proces usuwania został przeprowadzony poprawnie. 

 

programowe usuwanie danych – najlepsza opcja? 

Rekomendowana w urzędach jest metoda programowego usuwania danych. Wymaga ona zastosowania specjalistycznego oprogramowania. Często jest ono odpłatne. Proces usuwania polega na nadpisaniu zapisanych obszarów dysku losowymi danymi. Nadpisanie może przebiegać według różnego wzorca, czyli algorytmu. Można je wykonać jednokrotnie lub powtórzyć kilka razy. Już po pierwszym nadpisaniu dane zostają przykryte ciągiem znaków i nie jest możliwe ich odczytanie. Więcej o metodach usuwania danych elektronicznych znajdziesz w Poradniku Urzędnika. 

 

Metoda programowanego nadpisywania danych wrażliwych jest w pełni skuteczna. Nie wpływa na stan nośnika i po jej zastosowaniu jest w pełni sprawny. Nadal możliwe jest korzystanie ze służbowego komputera, laptopa czy smartfona. Oprogramowanie wspierające nadpisanie danych pozwala na generowanie raportu potwierdzającego poprawność wykonania działań w tym zakresie. Mamy więc pewność, że dane zostały usunięte. 

 

usuwanie fizyczne nośników danych

Nie zawsze metody programowego nadpisywania danych mogą być zastosowane. Jeżeli nośnik, na którym je zapisaliśmy jest uszkodzony pozostaje wyłącznie jego fizycznego zniszczenia. Istnieje kilka rekomendowanych metod fizycznego niszczenia danych. Wszystkie oznaczają jedno – konieczność wymiany nośnika a często całego urządzenia. Najbardziej znane sposoby na fizyczne usunięcie danych to m.in. demagnetyzacja, metody chemiczne, rozdrobnienie. 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Zapisz się do naszego newslettera

Zapisz się do naszej listy mailingowej by otrzymywać aktualizacje i specjalne oferty.