Bezpieczeństwo i sukces i dobra reputacja każdej firmy zależy w dużej mierze od tego, w jaki sposób zabezpiecza ona swoje dane wrażliwe. Obecnie przedsiębiorcy najczęściej doskonale zdają już sobie sprawę z roli tajemnicy handlowej, chronią swoje urządzenia przy pomocy programów antywirusowych i firewalli, ustawiają skomplikowane hasła. Jednocześnie jednak nie zawsze pamiętamy o tym trwale usunąć dane z dysków twardych i innych nośników w sytuacji, gdy pozbywamy się starego sprzętu. Zwykle przekazywany jest on firmie recyklingowej, zwracany leasingodawcy lub odsprzedajemy. To sprawia, że wszelkie dane, które nie zostaną trwale usunięte, mogą dostać się w niepowołane ręce.
Konsekwencje wycieku Twoich danych mogą być bardzo przykre: konkurencja pozna Twoje tajemnice handlowe, co będzie wiązało się z utratą potencjalnych korzyści i możliwości zarobku, utratą reputacji. Na światło dzienne mogą wyjść rozmowy ze współpracownikami, projekty w fazie realizacji, a przede wszystkim wrażliwe dane pracowników, klientów i kontrahentów, co narazi te osoby na poważne problemy. Pamiętaj: trwałe kasowanie danych nie tylko leży w Twoim interesie – to Twój prawny obowiązek. W świetle przepisów RODO, przedsiębiorca, który zaniedba tę kwestię, może narazić się na odpowiedzialność cywilnoprawną i wysokie kary finansowe. Z tego powodu bardzo ważne jest by nie lekceważyć kwestii kasowania danych i przeprowadzić cały proces w odpowiedni sposób.
Samo „delete” i opróżnienie kosza nie wystarczy
Problem polega na tym, że bardzo często przedsiębiorcy, nawet jeśli wiedzą, że dane zawsze należy kasować ze sprzętu, którego się pozbywamy, nie zupełnie świadomości, w jaki sposób powinni to zrobić. Wręcz przeciwnie. Wiele osób może mieć złudzenie, że jeśli usunęli plik z eksploratora systemu, a następnie opróżnili kosz, to jest on skasowany. Tymczasem takie dane mogą być w prosty sposób odzyskane przy pomocy ogólnodostępnych narzędzi. Opróżnienie kosza powoduje jedynie, że pozbędziemy się informacji o położeniu pliku na dysku. Tymczasem informacje cały czas pozostają zapisane na nośniku! To, oczywiście, jest w pewnych sytuacjach jest dobrą informacją dla użytkownika – jeżeli omyłkowo usunąłeś plik lub upuściłeś i uszkodziłeś laptopa, nie przejmuj się – najprawdopodobniej nie straciłeś swoich danych na zawsze. Co innego jednak, gdy zależy nam właśnie na trwałym usunięciu danych. Nie jest to wcale takie proste. Nawet jeżeli sformatujemy dysk twardy, informatycy są w stanie odzyskać jego zawartość. Skuteczne metody usuwania danych z dysku twardego wymagają użycia specjalistycznego oprogramowania lub sprzętu.
Jak powinna wyglądać polityka usuwania danych w firmie?
Warto pomyśleć o tym, by uwzględnić kwestię kasowania danych w szerszej polityce bezpieczeństwa cybernetycznego firmy o podejść do tego zagadnienia kompleksowo. Oczywiście, metody kasowania danych i sposoby organizacji tego procesu są różnorodne. W każdej firmie może sprawdzić się nieco odmienne podejście – wybór najlepszych metod postępowania będzie zależał od wielu czynników, takich jak:
- typ posiadanych informacji, rodzaj plików, ilość informacji do zniszczenia;
- ilość posiadanego sprzętu z przeznaczeniem do przekazania innym, odsprzedaży lub recyklingu;
- kto jest właścicielem sprzętu, Ty czy leasingodawca?
- rodzaj nośników, dysków twardych, zainstalowany system operacyjny;
- częstotliwość przeprowadzania procesu usuwania danych
- zasoby firmy, dostępność wykwalifikowanych pracowników, sprzętu i oprogramowania niezbędnych do przeprowadzenia kasowania plików.
Jeżeli nie zatrudniasz pracowników przeszkolonych w tym celu ani nie zainwestowałeś w specjalistyczne oprogramowanie i sprzęt, najlepszym sposobem na trwałe usunięcie Twoich danych będzie powierzenie tego zajęcia zewnętrznym specjalistom. W przypadku małej firmy nie ma oczywiście sensu tworzenie na stałe działu IT – wystarczy, że przekażesz swój sprzęt nam – pomożemy Ci trwale pozbyć się plików z dysków twardych i innych nośników.
Jak usunąć trwale pliki z dysków twardych firmowego laptopa?
W celu trwałego usunięcia Twoich danych z dysku możesz zastosować różnego rodzaju metody, co wiąże się z faktem, że w użyciu są różnego rodzaju modele i napędy półprzewodnikowe, które różnią się od siebie znacząco pod względem konstrukcji. Jedną z najpopularniejszych i najbardziej skutecznych z nich w przypadku dysku HDD jest wielokrotne nadpisywanie sektorów, w których znajdują się zapisane pliki i informacje nowymi danymi – przypadkowymi ciągami znaków. Bardzo często stosuje się tzw. „zerowanie” – sektory dysku zostają zapełnione wielokrotnymi ciągami zer. Czasem zamiast zer pojawiają się jedynki lub przypadkowe ciągi cyfr. To sprawia, że odzyskanie danych przy pomocy sprzętu dostępnego na rynku staje się praktycznie niemożliwe. Twoje informacje zostają wymazane, a nośnik danych pozostaje nadal sprawny, można bez problemów zapisać na nim nowe pliki.
Musimy tutaj jednak zaznaczyć, że nie jest to w 100% pewna metoda, gdyż agencje rządowe czy detektywistyczne, które zajmują się informatyką śledczą, w niektórych przypadkach są w stanie nadal odzyskać dane po kasowaniu Jest to jednak bardzo skomplikowane, długotrwałe i kosztowne – wymaga wykorzystania informacji, które pozostały po kasowaniu na skraju ścieżki, dlatego też firma pragnąca po prostu pozbyć się starych danych o projektach i klientach nie powinna się niczego obawiać. Usuwanie plików poprzez nadpisywanie danych nie sprawdza się również w przypadku dysków SSD – w ich przypadku cały proces wygląda nieco inaczej – bazuje na wykorzystaniu udostępnianego przez producenta mechanizmu „secure erase”.
Specjalistyczne oprogramowanie do usuwania danych
Inną możliwością są metody kasowania danych bazujących na wykorzystaniu specjalistycznego programu. Oferta dostępnych na rynku programów do usuwania plików jest dość szeroka. Należy jednak pamiętać o tym, że darmowe lub niedrogie programy do usuwania plików łatwo dostępne w Internecie są przeznaczone wyłącznie do użytku domowego, ewentualnie dla najmniejszych firm, które chcą wykasować jedynie łatwo dostępne informacje. Wśród tego typu programów możemy wymienić na przykład Eraser na licencji GNU, Hardwipe (bezpłatny do zastosowań niekomercyjnych), File Shredder czy Microsoft Surface Data Eraser. Nieco bardziej wymagający użytkownicy mogą wybrać program KillDisk Ultimate czy AVG File Shredder. Nadal jednak nie będą to programy, które gwarantują satysfakcjonujący poziom bezpieczeństwa dla przedsiębiorców, zwłaszcza prowadzących duże firmy lub działających w warunkach dużej konkurencji rynkowej. Na trwałe usunięcie Twoich danych pozwala jedynie specjalistyczne, drogie oprogramowanie korporacyjne.
Fizyczne kasowanie danych
Jednym z najbardziej skutecznych sposobów usunięcie Twoich danych z dysku twardego lub innego nośnika informacji jest ich fizyczne zniszczenie. W tym celu często wykorzystywana jest metoda demagnetyzacji lub specjalne niszczarki. W pierwszym przypadku kasowanie danych jest możliwe dzięki wykorzystaniu silnego impulsu elektromagnetycznego. Jego siła powoduje rozmagnesowanie tych sektorów nośnika, na których zapisane były Twoje informacje. Co ciekawe, jest to bardzo uniwersalne rozwiązanie, które pozwala nie tylko na kasowanie danych z różnego rodzaju dysków twardych, dysków zewnętrznych i pendrive’ów, ale i bardziej archaicznych nośników danych takich jak stare dyskietki, płyty magnetofonowe czy kasety do magnetowidów. Innym sposobem na fizyczne usunięcie plików jest zniszczenie nośnika w niszczarce – specjalistyczne niszczarki wykorzystują młyny, strzępiarki i rozdrabniarki, które rozrywają urządzenia elektroniczne, uniemożliwiając ich odczyt czy ponowne wykorzystanie.
Eksperyment firmy Kroll Ontrack – jak (nie)bezpieczne są Twoje dane?
Jeżeli nadal nie jesteś przekonany, że warto zlecić zadanie profesjonalnego kasowania danych z dysku twardego lub innego nośnika, być może zmienisz zdanie, gdy poznasz wyniki eksperymentu przeprowadziła firma Kroll Ontrack w celu sprawdzenia, w jaki sposób przedsiębiorcy chronią swoje dane o czy stosowane przez nich metody są skuteczne. Firma skupiła duże ilości używanego sprzętu elektronicznego, a przede wszystkim dyski twarde. Jak się okazało, bez większych problemów udało się odzyskać dane z ponad połowy z nich. Zawierały one między innymi poufne informacje takie jak bazy danych klientów z ich adresami i numerami telefonów, dane kart kredytowych, wyniki badań medycznych, e-maile, prywatne zdjęcia i filmy, w tym pornograficzne.
Wiele osób podchodzi z lekceważeniem i nonszalancją do usuwania danych zakładając, że nikomu nie będzie chciało się ich odzyskiwać – to poważny błąd! Przywrócenie Twoich danych jest obecnie proste i nie wiąże się z dużymi kosztami, dlatego też stare komputery firmowe mogą stanowić kuszący łup. Nie dopuść do tego, by ktoś połaszczył się na Twoje pliki. Usuń je trwale! Pomożemy Ci wybrać najskuteczniejszą metodę.
