Elektroniczne teczki pracownicze to obecnie najbardziej rozbudowane zbiory dokumentów w firmie. Nowe przepisy wspierają ich gromadzenie wyłącznie w wersji elektronicznej. Działy HR mogą więc całkowicie odejść od dokumentacji papierowej i wybrać jedną, optymalną dla firmy i pracownika. Jest to również dla nich wyzwanie. Nowa forma zapisywania i przechowywania informacji wrażliwych wymaga nie tylko właściwego zabezpieczenia ale również usunięcia danych wrażliwych z służbowych komputerów czy laptopów. Kliknięcie delete na pewno nie wystarczy! Jak więc działać mądrze i uniknąć problemów?
Elektroniczne teczki – zmiany przepisów!
Nowe przepisy (1 stycznia 2019) dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej wprowadziły kilka nowych zasad:
- skrócony został czas obowiązkowego przechowywania jej z 50 do 10 lat, dokumentacja będzie trafiać regularnie do ZUS, który przejmie ciężar utrzymania dokumentacji w dłuższej perspektywie czasu.
- pracodawcy mogą prowadzić ją w postaci elektronicznej, zamiast papierowej
- możliwe jest domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika.
Korzyści z zapisywania danych pracowniczych w formie elektronicznej są bezdyskusyjne. Redukcja wydatków związanych z kosztami tradycyjnych metod. Oszacowano że rocznie pracodawcy wydawali ok 130 mln. zł rocznie. Elektroniczna dokumentacja pozwala również zaoszczędzić czas. Łatwiejszy dostęp, mniej niepotrzebnych kopii i szybkość wymiany informacji. ZUS otrzymuje informacje o pracowniku szybciej i finalnie tutaj gromadzą się dane na temat jego historii zatrudnienia.
E-akta jak je uporządkować i prowadzić?
Zmiana dotychczasowej dokumentacji papierowej na elektroniczną to nie tylko zastosowanie nowego nośnika! Potrzebna jest nowa organizacja pracy w tym zakresie. wdrożenie odwzorowanych szablonów dotychczasowych wzorów dokumentów. Dodanie podpisu elektronicznego i systemów, które umożliwią jego dodanie. Istotne jest również uporządkowanie dokumentów elektronicznych, ustalenie ich nazw, kategorii tak aby łatwe było przeszukiwanie i analizowanie dokumentacji pracowników.
Elektroniczne teczki i ich zabezpieczenia ?
Pracodawcy, którzy zdecydują się przechowywać teczki pracowników w formie elektronicznej muszą zadbać o wdrożenie właściwego systemu teleinformatycznego w firmie. Urządzenia, oprogramowanie, procedury, systemy backup, integracja systemów itp. Muszą być rozwiązania, które zagwarantują bezpieczeństwo danych, uchronią je przed uszkodzeniem i utratą. Dostęp do nich powinny mieć określone osoby upoważnione, które zadbają o ich właściwe przetwarzanie. Będą też wiedzieć jak je usuwać po ustalonym okresie 10 lat.
Jak usunąć elektroniczne teczki?
To niezwykle istotna kwestia i nadal trywializowania w firmach. Pamiętaj! źle wykonane czyszczenie dysku z danych to duże ryzyko, że odczytują je osoby nieupoważnione. Konsekwencje mogą być bardzo dotkliwe dla firmy. Nie tylko utrata dobrego imienia – co może nawet oznaczać koniec działalności ale również pokaźne kary finansowe. Warto nie stosować w tym przypadku półśrodków i zlecić zadanie firmom specjalizującym się w niszczeniu danych elektronicznych.
Optymalną metodą usuwania danych jest ich nadpisanie. Metoda wymaga zastosowania specjalistycznego software. Powszechnie określana jest programowym nadpisywaniem. Jest w pełni skuteczna i nie wpływa na stan nośnika po zakończeniu usuwania. Faktycznie dane nie są usuwane a przykrywane (nadpisane) ciągiem przypadku możliwe do odczytania. Usługi programowego usuwania danych pozwalają na wygenerowanie po zakończeniu procesu specjalistycznego raportu. Potwierdza on zakres wykonanych działań i ich skuteczność. Mamy pewność że dane pracownika zostały właściwie usunięte i możemy to wykazać w razie kontroli.
