Działy HR i e-dokumentacja:
Od 2019 roku firmy zobowiązane są przechowywać dokumenty kadrowo – płacowe pracowników w formie elektronicznej. E – dokumentacja w dziale HR to z pewnością lepsze rozwiązanie. Pozwala na oszczędności związane m.in. z wytwarzaniem ogromnych ilości papierowych teczek pracowniczych i ich magazynowaniem. Umożliwia również łatwiejszy dostęp i przetwarzanie. Warto jednak pamiętać, że dokumentacja elektroniczna wymaga również właściwego usunięcia.
Bezpieczeństwo danych i ich usuwanie.
Obecnie wiele uwagi poświęca się w firmie bezpieczeństwu przetwarzania, administracji danych. Jednak nadal brak jest wiedzy jak usuwać je z elektronicznych nośników? Dział HR to przecież często rozbudowana sieć pracowników, każdy działa wykorzystując służbowy laptop, komputer, telefon. Każdego dnia przetwarza, zapisuje, przesyła dziesiątki plików, folderów. Każdy z nich zostawia trwały ślad w pamięci urządzenia, na którym go zapisano. Warto więc wiedzieć jak i kiedy skutecznie usunąć e-dokumentację działu HR ?
Danych elektronicznych nie można wymazać z dysku ?
To pierwsza i kluczowa informacja. Obecny stan techniki nie pozwala na pełne wymazanie informacji zapisanych na dyskach, a w każdym razie nie odbywa się to tak jak wytarcie napisanych na papierze informacji. Można je nadpisać czyli przykryć innymi ważnymi lub też całkowicie nieistotnymi, przypadkowymi danymi, które faktycznie nie mają żadnego znaczenia są jedynie ciągiem znaków. Ale o tym więcej później …
DELETE nie usunie informacji !
Przekonanie że usuwamy z komputera plik dodając go do kosza na pulpicie lub wciskając DELETE jest całkowicie błędne i niestety nadal dość częste wśród pracowników. Niepotrzebne pliki, foldery, umowy, bazy adresów nadal są zapisane na dysku i nadal łatwo można je odzyskać i przeczytać. Przeniesienie ich do kosza to tylko informacja dla systemu, zė dane zostały usunięte z tzw. tablicy alokacji plików (czyli rodzaju spisu treści) i że pojawiło się wolne miejsce do zagospodarowania. Nie oznacza to definitywnego oczyszczenia dysku z poprzednio dodanych informacji.
Programowe nadpisywanie danych to najlepszy sposób!
To zdecydowanie najbardziej wskazana dla firm metoda usuwania danych wrażliwych pracowników oraz kandydatów. Wymaga ona zastosowania specjalistycznego oprogramowania do nadpisywania informacji na dyskach komputera czy laptopa. W praktyce oznacza to że każdy dokument, plik zostanie przykryty kolejną warstwą informacji. Zwykle jest to ciąg przypadkowych znaków. Proces nadpisywania jest w 100% skuteczny już po jednokrotnym wykonaniu. Dla informacji o większym stopniu tajności stosuje się kilkukrotne nadpisywanie. Działania te najlepiej zlecić profesjonalnym firmom, posiadającym zaplecze technologiczne oraz zespół przygotowany do realizacji tego rodzaju specjalistycznych usług zapytaj Doradcę SELKEA.
Niszczenie fizyczne dysków to działa ?
Kiedy dysk z danymi jest uszkodzony, program nie może przeprowadzić procesu nadpisywania do końca pozostaje fizyczne zniszczenie nośnika danych. W przypadku dysków starszego typu (HDD) najlepszy to demagnetyzowanie czyli proces usuwania danych przez specjalne urządzenie generujące silny impuls magnetyczny. Nowsze dyski SSD i każdy inny nośnik można również rozdrobnić w specjalistycznych niszczarkach.
Kiedy usuwać elektroniczne dane pracownika ?
Kartoteki pracownicze w wersji elektronicznej należy przechowywać w firmie 10 lat. Dane kandydatów zbierane przez działy HR można przetwarzać wyłącznie w okresie rekrutacji. Warto równie pamiętać że należy je usunąć w razie przekazywania urządzenia na którym są zapisane do naprawy, sprzedaży lub do użytku osobie z innego działu, jednostki podległej firmy. Dostęp do służbowego laptopa czy komputera osoby postronnej zawsze stanowi zagrożenie wycieku informacji wrażliwych. Takie zdarzenie oznacza spore problemy dla firmy. Nie tylko konsekwencje prawne ale pokaźne kary finansowe nawet do 20 mln. euro! Nie wspominając o nieodwracalnych często szkodach dla renomy firmy i utracie dobrego imienia na lata. W takich przypadkach lepiej zapobiegać niż później stawiać czoła poważnym komplikacjom.
Metody usuwania.
W każdym z wskazanych przypadków usunięcie będzie skuteczne tylko po nadpisaniu danych lub po fizycznym zniszczeniu nośnika. Wybór metody należy do firmy. Warto jednak zapytać doradców firm specjalizujących się w tego rodzaju usługach. Pomoże to uniknąć błędów i konsekwencji finansowo – prawnych. Może również ułatwić pracę działów HR i wyręczyć pracowników w części obowiązków związanych z usuwaniem. A pamiętajmy czas to pieniądz ????
